تحرير الاداري خاص بأعوان الادارة
ما تعريف التحرير الإداري ؟
هو نمط من أنماط الكتابة ، أو هو فنٌ من فنونها المختلفة ، كالتحرير الأدبي ، أو الفلسفي ، أو القضائي وغيرها ...إلا أن هذا الفن يختص بالنشاط الإداري ، حيث النصوص الإدارية ، المراسلات ، وما له علاقة بالإدارة عموما ، فهو أسلوب الاتصال بين الإدارة ذاتها أو بين الأشخاص الاعتبارين والإدارة .
ولا يمكننا أن نحصر أنواع المحررات التي تصدر عن الإدارة جميعها، لكثرتها وتنوعها من جهة إلى أخرى حسب نشاطاتها ، لكنها قد تلتقي في عددٍ من المحررات الواسعة الاستعمال ، كالرسائل العادية مثلا، أو جداول الإرسال ، أو رسائل الإحالة ، أو المحاضر بأنواعها ، أو التقارير المتعددة الأغراض أو المناشير ، أو المذكرات الداخلية ، وغيرها مما نفصل فيه لا حقا ...
والمعلوم أن للتحرير الإداري أسلوبا خاصا ، يختلف بطبيعة الحال عن الأساليب الأخرى من حيث التحرير ، فهو يتم بالدقَّة ، فلا يجب أن تكون العبارة المختارة عند التحرير فضفاضة لا تؤدي المعني المقصود أو يفهم منها معانٍ كثيرة ، ويجب أن يكون هنا وضوحا كاملا لا لبس فيه ، مجردا وموضوعيا .
ولكل هذه الوثائق المشار إليها أعلاه صفة الرسمية ، فهي وثائق إدارية صادرة عن جهات رسمية مخولة قانونا ، فهي تحمل رقم تسجيل وتاريخ انجاز أو صدور وإمضاء مسؤول وختما رسميا.
والجدير بالملاحظة أن عملية التحرير عموما تعتمد على الرصيد العلمي الذي يحوزه المحرر أو تحصل عليه من خلال التجربة واكتساب الخبرة في العديد من الإدارات والمؤسسات العمومية وغيرها... أو من كثرة اطلاعه عن تلك الوثائق الإدارية أو من خلال النصوص المنشورة في الجرائد الرسمية أو المناشير الوزارية أو الوزارية المشتركة ، والقرارات بمختلف أنواعها أو الرسائل ، ورسائل المنشور ... فليس هناك نمط واحد يعتمد عليه عند عملية التحرير.
من هنا وبناء على ما سلف سندرس ذلك بصفة مرتبطة ومسلسلة حتى نتمكن من الإلمام بالموضوع ومن ثمَّ سهوله استيعابه وفهمه.
المحور الأول / الوثائق الإدارية .
1- المحررات الإدارية .
ذكرنا أن المحررات الإدارية كثيرة ومختلفة من إدارة إلى أخرى ، واشرنا أن بعضها وخاصة ذات لاستعمال الواسع قد تشترك في الصياغة – في اختيار جمل قصيرة مفهومة ، دقيقة وواضحة، لا لُبْس فيه ولا غموض - وكذا الشكل .ولكنها تختلف باختلاف مقدرة محرريها ، فهو وإن كان ملزما بالأسلوب الإداري ، فقد يحتاج في الكثير من الأحيان أثناء التحرير لمرادفات وعبارات يفرضها الواقع العملي خاصة في بعض التقارير والرسائل المهمة.
اهم المراسلات الادارية الواسعة الاستعمال.
من اهم المراسلات الادارية نذكر:
1- الرسائل لإدارية:
الرسالة الإدارية هي ذاك الكتاب الذي ترسله الإدارة إلى مصالحها الخاصة الداخلية أو غير المُمَركز أو إلى أشخاص اعتباريين أو طبيعيين غايته تبليغ كتابيا مسألة ما أو إخطار بنتائج تم الوصول إليها، أو فكرة ظهرت في هذا الملف أو غيرها.
والواضح إنه لا يقتصر دور الرسالة الإدارية فيما ذكرنا بل يتعداها إلى مجالات أخرى فقد تستعمل في بعض الأحيان إلى إحالة بعض الوثائق الهامة ، قد تكون سرية أو ذات أهمية قصوى ، فقد تشبه هنا جدول الإرسال ولكن في شكل آخر.وقد تكون رسالة إخطارٍ تشبه المذكرة الداخلية كان تأمر بالتزام أو النهي عن ممارسة اعتادها الموظف في تلك المؤسسة أو تلك الإدارة ؛ وقد تستعمل الرسالة الإدارية لأغراض كثيرة ومتنوعة أخرى...
عناصر الرسالة الإدارية :
للرسالة الإدارية عناصر شتى نذكرها كالتالي :
الطابع الرسمي للجهة التي صدرت عنها ، التسجيل أو الرقم التسلسلي ، مكان الصدور والتاريخ ، بيان صفة المُرسل ، بيان صفة المرسل إلية وعنوانه ، الإشارة إلى الموضوع باختصار، ذكر المرجع أو المراجع إن وجدت ، الإشارة إلى المرفقات وعددها ، المَتْن أو مضمونها ، عبارة المجاملة إن كانت تجب ، التوقيع والختم ، الإشارة في أسفل الرسالة في الجهة اليُمنى الغرض من الكتاب .
1- الطابع الرسمي للجهة التي صدرت عنها :
المقصود من ذلك تحديد الجهة الإدارية التي حررت تلك الرسالة، كأن تكون مثلا ولاية كذا ، مديرية كذا ، المديرية الفرعية كذا أو مصلحة كذا ، وهذا يبين بوضوح للمرسل إليه الجهة المخاطبة ، فيتمكن من الاتصال بها ومخاطبتها بكل سهولة .
2- التسجيل أو الرقم التسلسلي :
هذه العملية مهمة جدا وغايتها إضفاء الطابع الرسمي على تلك الوثيقة ، فالرقم يؤخذ من السجل الرسمي للصادرات ( - الرسمية- هنا أن هذا السجل يكون مُرقما ومُؤشر على كل صفحة منه موضوع عليها ختم الإدارة المعنية وممضي من طرف المسؤول المؤهل تحت العبارة التاليــة : - سجل خاصة بالمراسلات الصادرة يحتوي على كذا صفحة، مؤشرة قمنا نحن – ذكر الصفة – بإمضائه بتاريخ اليوم .
للإشارة فأن الرقم التسجيل هذا يُتبَع عادة بالحروف الأولي للجهة الرسمية المُصدرة للمراسلة، وهذا لتسهيل العودة للملف، خاصة إذا ما طال الزمان وأصبحت تلك الوثائق أرشيفا.
3- مكان الصدور والتاريخ :
لابد من ذكر المكان وبجانبه مباشرة تاريخ تحرير الرسالة ؛ فقد تقول أما يكفي الطابع الرسمي للجهة التي صدرت عنها تلك الرسالة ؟ نقول نعم ولكن قد يكون الطابع الرسمي لوزارة مثلا والمراسلة صادرة عن جهة تابعة لها غير مُمركزة ، وتحتاج المراسلة الإدارية إلى تاريخ ، والتاريخ يُمَكن من حساب المواعيد، والمواعيد من النظام العام ، علما أن المراسلة الإدارية وثيقة رسمية مُعدّة بصفة قانونية ، يمكن الاحتجاج بها عند الضرورة أمام الجهات القضائية المختصة.
4- بيان صفة المُرسل :
قد يكون المسؤول الأعلى في الإدارة أو من فَوَّضه تفويضا رسميــــــا – بمقتضى قرار إداري – والتفويض كما نعلم يكون في حدود الصلاحيات الممنوحة للمفوض ل
