أمانــــــــة المؤسســـــة التربويــــــــة
نتعرض في هذا القسم إلى التعريف الوجيز بأمانة المؤسسة التربوية وبعض المواصفات التي ينبغي أن يتحلى بها موظفوها ، و تنظيم أعمالهم واختصاصاتهم واستقبال البريد الوارد والصادروترتيبه . دون إغفال التعريج على الأرشيف ومذكرات العمل والرقن والسحب ومسك ملفات الأساتذة والموظفين والتلاميذ وترتيبها ، وإنجاز ومتابعة العمليات الخاصة بالمنح ، والتذكير بالمطبوعات التي يجب توافرها في الأمانة وكذا الوسائل المادية الموجودة فيها . ثم يختم هذا القسم بنوع العلاقات التي يجب أن تربط موظفي أمانات المؤسسة التربوية في تعاملهم مع الأساتذة والموظفين والعمال والتلاميذ والزوار.
1– تعريف الأمانة :
أمانة المؤسسة التربوية ، اسمها يدل عليها ذلك أنها تعني الإلتزام بالسر المهني لجميع الأعمال التي تنجز فيها أو تمر عبرها سواء أكانت أعمالا أو وثائق أو تصرفات أو اتخاذ إجراءات أو قرارات ، وتلتزم الأمانة بكتمان السر المهني وفقا لما نصت عليه المادة 28 من القرار رقم 1017 الصادر عن كتابة الدولة للتعليم الثانوي في 15/09/1983 وكل إفشاء للأسرار المهنية يعرض صاحبه للعقوبات التأديبية والجزائية أو هما معا .
والأمانة في المؤسسات التربوية تعتبر هي الرئة التي تتنفس بها ، باعتبارها مركز استقبال و إرسال البريد من جهة ، وإنجاز جل الأعمال الإدارية والتربوية فضلا عن كونها محطة اتصال بمديرالمؤسسة من جهة أخرى .
2 – تنظيم الأمانة :
عندما تتوفرالأمانة في المؤسسة التربوية على أكثر من كاتب أو عون إداري ينبغي على المدير أن يوزع المهام بين أعضائها مع مراعاة خبرة وموهبة كل عضو وإحداث التوازن في الأعمال المطلوبة منهم ، والعمل على التناوب الدوري في إنجاز الأعمال تكوينا للموظفين وعدم تعطيل شؤون المؤسسة عند غياب أحدهم فيكلف الموظف (أ) مثلا بتنظيم البريد الوارد والصادر، وتحرير الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ القدامى والموظف (ب) يكلف بالرقن والموظف (ج) يكلف بالنسخ والسحب والأرشيف إذا لم يكن بها موظف خاص بالاشتراك على تسيير وتنظيم ، أما الموظف (د) فتوكل له مهمة متابعة المنح وتصفيتها .... إلخ .والأمانة المنظمة هي التي تنجز الأعمال في أقصر وقت وبأقل جهد ممكن .
3 – اختصاص الأمانة .
تختص الأمانة بـ :
1 – استقبال البريد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه .
2 – إنجازمحاضر تنصيب جميع موظفي المؤسسة .
3 – رقن الأعمال المقدمة لها . وكذا السحب والتصوير .
4 – إعداد الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ الذين غادروا المؤسسة .
5 – متابعة بطاقات المنح ، وإنجاز كافة الأعمال المتعلقة بها .
6 – إستقبال الزوار وتوجيههم .
7 – الاتصال بمختلف الأطراف العاملة في المؤسسة : أساتذة ، وموظفين ، وعمالا ، وتلامذة ، إذا لزم الأمر ... إلخ
8 – متابعة كافة الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية . وتذكير رئيس المؤسسة بها .
9 – الرد على المكالمات الهاتفية ...
4 – استقبال البريد :
أ – البريد الوارد :
تستقبل الأمانة البريد الوارد ، وتسلم للمدير كل ما يرد منه باسم مدير المؤسسة . حيث يفتحه ويدرسه ثم يعيده إليها كليا أو جزئيا ، مؤشرا عليه بالمصلحة أو بعدد النسخ المطلوبة أوبالنشر والإعلام أو بأمر الترتيب أو التنفيذ . وبعد ذلك تسجله الأمانة فتضع ختما على كل وثيقة وردت ويتضمن الختم إسم المؤسسة وتاريخ الوصول ورقم ملف الترتيب .يسجل هذا البريد في سجل البريد الوارد الذي يحتوي على عنوان المرسل والموضوع وتاريخ ورقم الإرسال ، وتاريخ الوصول ورقم التسجيل ورقم الأرشيف أو الملف ،ويشارإلى البريد غير المؤرخ أو غير المرقم بوضع علامة استفهام بدل رقم أو تاريخ الإرسال أو هما معا وبعد عملية التسجيل تسلم الوثائق ذات الطابع الشخصي لأصحابها ،والمناشير أو الوثائق ذات الطابع الإداري أو التربوي أو البيداغوجي أو التشريعي أوالمالي إلى الجهة أو الجهات المعنية للإطلاع عليها وإنجاز الأعمال وتنفيذها ، ثم إعادتها أو ترتيبها .
وعندما يكون عدد النسخ الواردة غير كاف تقوم الأمانة باستنساخ العدد المطلوب بالوسائل المتوفرة لديها ، وإذا تعذر عليها الأمر تسهر على استرجاع الوثائق المسلمة لترتيبها وحفظها في المكان المخصص لذلك من أجل الرجوع إليها عند الحاجة .
- تسليم الوثائق : تسلم الوثائق إلى مختلف المصالح والأشخاص مقابل إمضاء رؤساء المصالح أو الأشخاص المعنيين بالأمرعلى دفتر الإتصال وتسليم الوثائق المعد لهذا الغرض خصيصا (1)
- ترتيب المناشير والمراسلات الإدارية الضرورية لنشاط المصالح حسب أسلوب الترتيب المعمول به في المؤسسات التربوية . وترتب جداول الإرسال الوارد حسب تواريخ وصولها في مصنف خاص (كرونو)
ب – البريد الصادر :
ويراد به البريد الصادر عن المؤسسة من مراسلات ووثائق ردا على البريد الوارد ، أو إنجاز الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية ، أوالتقارير والمراسلات الاستثنائية ويتم ذلك وفق مايلي :
تنجز الأعمال الإدارية المطلوبة في الرزنامة الإدارية قبل أسبوع على الأقل من التاريخ المحدد لها . من أجل المراقبة والمراجعة وتحسب الأي طارئ .
- ترسل كل الوثائق ضمن جداول إرسال يدون عليها عدد الوثائق المرسلة وتخصص خانة للملاحظات قصد تسجيل المعلومات الضرورية مثل : ردا على مراسلتكم رقم ...المؤرخة في ... أو بناء على الرزنامة الإدارية نرسل إليكم أو الرجاء إشعارنا بالاستلام... إلخ
- تنجز المراسلات وجداول الإرسال في ثلاث نسخة واحدة للإرسال والثانية يحتفظبها في خزانة أو ملف الترتيب . أما النسخة الثالثة فيستحسن أن تكون من الورق الخفيفللترتيب الزمني في حافظة البريد الصادر (كرونو)
-بعد إنجاز البريد يسلم الى المدير للإمضاء وتجنبا لأي خلط بين الأعمالوالوثائق المختلفة يفضل أن يمسك موظفو الأمانة قميصا للبريد الوارد وقميصا للأعمالالمطلوب إنجازها وثالثا للترتيب ورابعا للإمضاءات وينبغي أن يشمل رقم إرسال البريدالصادر ثلاثة عناصر يتم الفصل بينها بخطوط مائلة كما يلي :
رقم الترتيب /الحرفان الأولان من إسم ولقب من قام بإنجاز العمل / السنة الميلادية .
مثل : رقم الإرسال 240 / ح.ع/2002 يمكن إضافة الرمز المحدد لنوع الوثيقة وموضوعها .
ج – البريد السري :
أما البريد السري فإنه من اختصاص المدير وحده ، مهما كان نوعه واردا أو صادرا . حيث يمسك سجلاعلى مستواه فينظمه على شاكلة سجلي البريد الصادر والوارد وذلك بعد فتحه وترقيمه والتأشير عليه ليتولى عملية التسجيل عليه بنفسه ، كما يرتب هذا النوع من البريد بنفسه .
5 – فتح سجلي البريد الصادر والوارد :
يفتح هذان السجلان ويشرع في ترقيم المراسلات عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة . وهذا بخلاف الترتيب وحافظة الكرونو و الأرشيف الذي يكون حسب السنة الدراسية . بمعنى ان سجلي البريد الصادر والوارد يفتحان ويستغلان أصلا لسنة مدنية (ميلادية)
6 – ترتيب البريد :
من أجل تسهيل عملية البحث عن الوثائق والناشير ، وتحقيقا لهذا التنظيم الجيد ، وسرعة الإنجازودقته التي ينبغي أن تتم بها كافة أعمال أمانات المؤسسات التربوية ، وجب اتباع المنهجية الرسمية للتعامل مع جميع الوثائق الواردة أو الصادرة من حيث ترتيبها .وهي المنهجية التي تضمنها مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية الصادر عن وزارة التربية الوطنية وفي ذلك توحيد لأساليب العمل على مستوى أمانات المؤسسات التربوية على المستوى الوطني ، ويجب ترتيب الوثائق فوريا كي لاتتراكم أو تتداخل أو يحدث بينها خلط .
- وقد اختار المسؤولون على التربية المخطط السالف الذكر ليكون إطارا وأسلوبا لتنظيم وتسيير الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية . على شكل ملفات يشتمل كل ملف على الوثائق المتجانسة التي تخدم الموضوع أو الغرض نفسه . مثل : ملف الوقاية الأمنية للمؤسسة ، ملف التضامن المدرسي ، ملف البكالوريا ... إلخ .
وتجدر الإشارة إلى أن المنشور الصادر عن وزارة التربية الوطنية بتاريخ 21/11/1999 تحت رقم181/6.3.0/1999 قد تضمن ضرورة تعميم تطبيق هذا الأسلوب الجديد في كافة الإكماليات والثانويات والمتاقن ابتداء من الموسم الدراسي 1999/2000 .
7 – الأرشيف :
إن تنظيم اللأرشيف في المؤسسة التربوية يدل على مدى تنظيم إدارتها وبالنظر للأهمية التي يكتسيها الأرشيف ، بات لزاما على موظفي الأمانة إعطاء ما يستحقه من العناية والاهتمام ، لأنه يضمن الاستمرارية في التنظيم ويسهل عملية الرجوع إليه للبحث عن الوثائق أو الملفات عند الطلب . لذا وجب أن يكون في مكان آمن بعيد عن الحركة ،مسيج ضمانا لأمنه وأمن ما فيه . تكون به رفوف معدنية أو خشبية أو خزائن يخصص البعض منها لبريد أرشيف الأمانة والبعض الآخر لدفاتر النصوص وغيره لملفات التلاميذ ...الخ ويمنع منعا باتا أي إتلاف لمحتويات الأرشيف من وثائق ومراسلات أو دفاتر أوسجلات أو أوراق الغيابات والاختبارات ... الخ إلا بعد انقضاء الآجال القانونية لذلك .
8 – مذكرات العمل والإعلانات الداخلية :
ينجز موظفو الأمانة مذكرات العمل والإعلانات الداخلية بالعدد الكافي من النسخ حسب طبيعة الموضوع الذي تتطلبه . وترتب نسخة من كل منها في حافظة خاصة وتشتمل كل مذكرة عمل –أو اعلان – على رقم حسب تسلسلها الزمني والتاريخ الذي أنجزت فيه واسم المؤسسة ليمكن الرجوع إليها عند الحاجة في أسرع وقت وبأقل جهد ممكن لكي لا تبقى صالحة لكل زمان ومكان .
9 – الرقـــــــــــن :
- يقوم الموظف المكلف بالرقن بتحرير الأعمال الإدارية التي تتطلب استعمال الآلة الراقنة أوالإعلام الآلي كالرسائل والمراسلات الإدارية ، وكتابة نسخ إضافية من الوثائق الهامة لتوزيعها على الموظفين أو المصالح ، إذا تعذر أمر .
- الكتابة على الورق الحريري (سنتسيل) وهي خاضعة – وجوبا – لموافقة المدير أو نائب المديرللدراسات مع حتمية الإحتياط والتحفظ بخصوص كل ما يقوم به الموظف الراقن من أعمال .إذ ينبغي أن تكون لكل آلة أو جهاز مواصفات يعرف بها عند التحقيق .
- ويستحسن تمكن كل موظفي الأمانة من استعمال الآلة الكاتبة وجهاز الإعلام الآلي وآلة التصويرتحسبا واحتياطا لغياب العون الراقن من جهة ولكثرة الأعمال التي تتطلب الكتابة في بعض فترات السنة الدراسية حيث يساعده زملاؤه من جهة أخرى وبخاصة في بداية ونهاية السنة الدراسية .
10 – السحب :
يكلف مديرالمؤسسة أحد موظفي الأمانة بالقيام بعملية السحب وبمسك دفتر خاص لهذا الغرض يتضمن رقم الترتيب وتاريخ السحب واسم الراغب في السحب ، وموضوع السحب وعدد الاوراق المسحوبة ثم خانة للملاحظات مثل النموذج الآتي :
الرقم
التاريخ
اسم الراغب في السحب
الموضوع
عدد الأوراق المسحوبة
ملاحظات
ولا تسحب سوى الأوراق التي يوقع المدير أو نائب المدير للدراسات على ورقها الحريري (ستنسيل) . أما مواضيع الفروض والاختبارات فلا يتم سحبها إلا بحضور الأستاذ الذي يأخذ معه أوراق الستنيسل وكل ما له صلة بالموضوع المسحوب ، تفاديا للشبهات التي يمكن أن تحوم حول تسرب الاسئلة .
- ويطلب من موظف الأمانة المكلف بالسحب الاحتفاظ بنسخة من أية وثيقة تم سحبها في ذلك الورق الحريري قصد استعماله مرة أخرى باستثناء وثائق الفروض والاختبارات التي يستلم نسخا منها بعد إجرائها .
11 – مسك وترتيب ملفات الموظفين :
يمسك مديرالمؤسسة شخصيا الملفات الخاصة بالموظفين وترتب في مكتب وتكون جميع المعلومات المدرجة فيها سرية ولا يجوز إفشاؤها ، وتكون الأمانة على دراية تامة بالوثائق المطلوبة لتكوين ملف الموظف الجدد ، وهي الوثائق المتمثلة أساسا في :
1-شهادة ميلاد الموظف .
2- نسخة من المؤهل العلمي .
3- صورتين شمسيتين .
4- نسخة من التعيين .
- كما يطلب من موظف الأمانة أن تكون بحوزتهم قوائم جميع الموظفين تتضمن المعلومات الضرورية مثل : الاسم واللقب ، تاريخ ومكان الميلاد ، الحالة العائلية ،السلم ، آخر درجة وتاريخ مفعولها .
- ويتكون ملف الموظف من غلاف من الورق المقوى ، تخصص الصفحة الأولى منه للمعلومات الشخصية وصفحته الثانية للعطل والغيابات ، أما الصفحة الثالثة فتخصص للكشف المفصل للخدمات والتسلسل المهني . وتقتضي الضرورة تدوين كل هذه المعلومات على غلاف الملف بالعناية والدقة اللازمتين حتى يمكن استغلالها والرجوع إليها بسهولة ويسر عند الحاجة .
- يشتمل غلاف ملف الموظف على ثلاثة أقمصة (03) لترتيب الوثائق الخاصة به وهذا رمزه : 17.7
1.17.1 –المسار الوظيفي
2.17.1 –الحالة المدنية
3.17.1 – العطل والغيابات
12 – مسك وترتيب ملفات التلاميذ :
- يمسك الملف المدرسي الخاص بالتلميذ في الطور الثانوي نائب المدير للدراسات . وفي حالة عدم فتح منصب مالي لفائدته يمسكه المستشار في التربية . وفي المؤسسات الجديدة ذات الأفواج التربوية القليلة العدد ، التي لا يفتح بها المنصبان الماليان لفائدة هذين الموظفين يمسكها المدير بنفسه ، ويحتوي ملف التلميذ على ما يلي والرمز المميز له هو: 2.3 (1)
1.2.3 – قميص خفيف للحالة المدنية
2.2.3 – قميص خفيف للمسيرة الدراسية
3.2.3 – قميص خفيف للحالة الصحية
4.2.3 – قميص خفيف للمواظبة والسلوك والانضباط
5.2.3 – قميص خفيف لوثائق أخرى
وفي حالة انتقال الموظف أو التلميذ إلى مؤسسة اخرى ، فإن ملفه يحول الى المؤسسة المستقبلة في غلاف مضمون الوصول بناء على طلب مدير(ة) هذه الاخيرة . وعند انقطاع العلاقة بينهما وبين المؤسسة فإن ملفيهما يحولان إلى قاعة الأرشيف .
13 – المنح :
إنجاز ومتابعة العمليات الخاصة بالمنح : تعتبر كافة الأعمال الخاصة بالمنح ومتابعتها من المهام الأساسية للمؤسسات التربوية ، ومن هنا أضحى واجبا على مديري المؤسسات التربوية ، وموظفي أماناتها أن يولوها عناية خاصة ،لما تتطلبه من يقظة وجدية ودقة في العمل ، ومن أجل ضمان حقوق التلاميذ المستفدين من منح النظام الداخلي أو نصف الداخلي وفيما يلي نوجز مختلف العمليات المرتبطة بالمنح .
1- تكوين ملف التلاميذ غير الممنوحين :
تخبر إدارة المؤسسة التلاميذ المحتاجين الراغبين في الحصول على منحة النظام الداخلي أو نصف الداخلي في الوقت المناسب أي ابتداء من أول مارس إلى نهاية شهر جوان ليتمكنوا من تحضير الوثائق المطلوبة لتكوين الملف وهي :
1 – ملء المطبوعة الرسمية التي تسلم للراغب بعناية ودقة ثم تمضى من قبل الولي ومدير المؤسسة .
2 – شهادة عائلية للحالة المدنية .
3 – شهادة الدخل الشهري أو السنوي للموظف ، أو شهادة الدخل من مصالح الضرائب بالنسبة للتجار والحرفيين أو شهادة العوز من البلدية .
4 – شهادة الجنسية إذا ولد المترشح أو والده خارج الوطن.
5 – شهادة الإقامة في حالة طلب أحد النظامين (داخلي ،نصف داخلي) .
- تجمع الملفات المقدمة على مستوى أمانة مدير المؤسسة .وبعد ظهور نتائج نهاية السنة الدراسية تحول الى مديرية التربية لتقوم اللجنة المختصة بدراستها واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها .
وبعد دراسة ملفات الراغبين في الحصول على منحة ، ووصول قرارات الاستفادة منها الى المؤسسة تقوم الأمانة بإنجاز بطاقة لكل تلميذ تم قبول طلبه ، وتسلم إشعارات الاستفادة لأولياء أمورهم بالإضافة إلى قيام الأمانة بتسليم نسخة من قرار الاستفادة الى المصلحة الاقتصادية لتقوم هي بدورها بإنجاز بطاقات فردية لكل مستفيد .
2 – تحويل المنح :
التلاميذ المستفيدون من المنح الذين جاؤوا من مؤسسات أخرى تنجز لهم جداول تحويل في ثلاث (3) نسخ ، وترسل إلى مديرية التربية للمراقبة والمصادقة عليها وبعد تسلم إدارة المؤسسة قرارات الاستفادة تنجز بطاقة لفائدة كل تلميذ مستفيد . كما تسلم نسخة من القرار إلى المقتصدية .
3 – التحويل والتغيير :
في حالة تحويل أو تغيير منح التلميذ من الداخلي إلى نصف الداخلي أو العكس تقوم أمانة المؤسسة تحت إشراف رئيسها بالإجراءات المذكورة أعلاه في فقرة تحويل المنح .
4 – إعادة المنح :
يحدث أن يخفق تلميذ مستفيد من منحة لتغطية مصاريف النظام الداخلي أو نصف الداخلي في الانتقال إلى القسم الأعلى لعدم حصوله على معدل الانتقال فيفقد منحته ، إلا بصفة استثنائية وباقتراح من مدير المؤسسة ومجلس القسم في حالات منها مرض تلميذ ودخوله من مدير المؤسسة ومجلس القسم ، في حالات منها مرض تلميذ ودخوله المستشفى ، في هذه الحالة تقوم الأمانة بانجاز جداول في ثلاث نسخ بأسمائهم وتتضمن هذه الجداول معدلاتهم السنوية ثم تحول إلى مديرية التربية ، وإذا نجح التلميذ الراسب من السنة الموالية فإن منحته تعاد له ويستفيد منها تلقائيا بعد أن يذكراسمه في الجداول التي ترسلها المؤسسة إلى الوصاية للمصادقة وذلك بعد تقديمه طلب إعادة المنحة .
5 – المنح المعروضة للدراسة :
بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية ، وتحديد قوائم التلاميذ الراسبين المقترحين للإعادة ، ترسل أسماؤهم في جداول من ثلاث نسخ إلى مديرية التربية قبل 15 جوان ، وتوقف منحهم تلقائيا خلال السنة الدراسية الموالية . وبعد انقضائها تسجل أسماؤهم على جداول إعادة المنح إذا تحسنت نتائجهم ونجحوا .
6 – المنح الشاغرة :
بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية يتم تعيين التلاميذ المفصولين عن الدراسة ، أو الذين أنهوا دراستهم أو انقطعوا عنها ، تسجل الأمانة أسماءهم في جداول من ثلاث نسخ لترسل إلى المديرية قبل 15 جوان وتسحب بطاقات هؤلاء نهائيا . كما تسلم نسخة من الجداول إلى المقتصدية لحذف أسمائهم من قوائم الممنوحين وكذا سحب بطاقاتهم .
7 – جداول حضور التلاميذ إلى 31 جانفي :
تحرر هذه الجداول حسب النموذج الرسمي بأسماء التلاميذ الحاضرين إلى 31 جانفي وترسل قبل 20 جانفي إلى المصلحة المعنية بمديرية التربية في ثلاث نسخ .
8 – جداول تصفية حسابات المنح :
تقوم مصالح المقتصدية بوضع هذه الجداول في أربع نسخ بالنسبة للمؤسسات الملحقة ، وفي ثلاث نسخ للمؤسسات المستقلة ماليا ، وترسل إلى المصلحة المعنية بمديرية التربية مصحوبة بصك الخزينة للمؤسسة مشطوبة . وتمضى هذه الجداول من طرف المدير والمقتصد إجباريا .
9 – جداول إضافية لتصفية حسابات المنح :
تتضمن هذه الجداول أسماء التلاميذ الذين سقطت أسماؤهم في الجداول السابقة ، وترسل بنفس الكيفية السالف ذكرها أعلاه خلال الفترة الممتدة مابين 15 جوان و 30 سبتمبر من كل سنة .
14 – المطبوعات التي ينبغي وجودها بالأمانة على الدوام :
من المواصفات التي ينبغي أن يتصف بها موظفو أمانات المؤسسات التربوية الاستقبال الحسن للزوار وعدم تأجيل عمل اليوم إلى الغد ،والقدرة على حسن ترتيب وتنظيم الأمانة ، والاستغلال الأمثل لوسائل العمل الموضوعة تحت تصرفهم ، والدراية الكافية بكل المطبوعات الهامة التي يعملون بها ويتعاملون معها يوميا . حيث يجب أن تكون مرتبة ومنظمة بكيفية تسمح بالرجوع إليها في أسرع وقت وبأقل جهد . وأذكر منها على الخصوص :
1- مطبوعات محاضر التنصيب التي تنجز في خمس (5) نسخ عادية ونسخة من الورق الخفيف .
تسلم نسخة إلى المسير المالي ونسخة إلى المعني بالأمر ونسختان إلى مديرية التربية ، وترتب النسخة الخامسة في الملف الإداري الخاص بالموظف ، أما النسخة الخفيفة فتصنف في الكرونو ، وتمضى محاضر التنصيب من طرف المعني(ة) بالامر والمدير(ة)
أما عناصر الخدمة الوطنية فتحرر محاضرهم في سبع (7) نسخ تكتب في زاويتها العليا عبارة ( عنصر الخدمة الوطنية ) باللون الأحمر
2- مطبوعات تقرير الدخول .
3- مطبوعات تقرير الخروج ( في نهاية السنة الدراسية )
4- القمصان الخاصة بملفات الموظفين .
5- الاستمارات الشخصية الموجهة إلى السادة المفتشين .
6- استمارات استئناف العمل .
7- مطبوعات طلبات العطل المرضية .
8- مطبوعات طلبات الترخيص بالغياب .
9- مطبوعات طلب ملف إداري .
10- مطبوعات طلب ملف تلميذ .
11- مطبوعات شهادات العمل .
12- مطبوعات الشهات المدرسية للتلاميذ القدامى .
13- مطبوعات التسجيل على قوائم التأهيل .
14- مطبوعات التصريح بالرغبة في التنقل .
15- مطبوعات جداول الإرسال .
16- مطبوعات جداول المداومة .
17- مطبوعات إثبات صحة شهادة مدرسية .
18- مطبوعات منحة المردودية .
19- مطبوعات عمليات المنح : طلب المنحة ، جداول التصفية ... إلخ
20- مطبوعات مختلف الاستدعاءات : (من أساتذة وموظفين وأولياء ... إلخ)
21- مطبوعات الاستقصاء الوصفي الشامل .
22- مطبوعات تقارير الصحة المدرسية .
23- مطبوعات كشوف الغيابات الخاصة (بالأساتذة والموظفين والمساعدين التربويين)
24- مطبوعات الاستفسارات .
25- مطبوعات الإشعار بالخصم من الراتب .
26- مطبوعات كشوف العطل .
27- مطبوعات الإلزام بالعودة .
28- مطبوعات إهمال منصب .
29- مطبوعات تذكير وتنبيه .
15 – الوسائل المادية الموجودة بالأمانة :
- يستحسن تصدر جزء مناسب من المخطط الحديدي صدر الأمانة من أجل متابعة إنجاز الأعمال المطلوبة من الرزنامة الإدارية أو تلك التي تحدد مواعيد إنجازها وإرسالها المناشير الواردة على المؤسسة من الجهات الوصية .
- وفي حالة عدم وجود رزنامة إدارية تحدد مواعيد تحرير وارسال الأعمال المطلوبة في سنة دراسية معينة يمكن قياسها على تواريخ أعمال العام الدراسي الفارط ، لأن احترام المواعيد في إنجاز الأعمال وإرسالها أو تسليمها إلى المصالح المعنية في مفتشية أكاديمية الجزائر أو مديريات التربية يجعل مسؤولي هذه الأخيرة ينظرون إلى المشرفين على المؤسسات التربوية نظرة احترام وتقدير ، و كذا مفتشي التربية والتكوين ، ويقومون هم بدورهم بالمهام المنوطة بهم في الوقت المناسب. الأمر الذي تنعكس آثاره الإيجابية على السير الحسن للمؤسسة . وبالفائدة على التلاميذ . وتختلف محتويات أمانات المؤسسات التربوية تبعا لحجم كل واحدة منها وإمكانياتها وجدية وتفاني مسؤوليها إذ توجد بها عادة مكاتب آلة واحدة أو أكثرللرقن ، جهاز للإعلام الآلي أو أكثر ، كراسي ، خزانة أو خزائن لترتيب السجلات وعلب المحفوظات المحتوية على مختلف المطبوعات ، حافظات الكرونو ، أو خزائن ذات أدراج... إلخ
- وتسهيلات للرجوع إلى الموجودات بداخلها ، يتعين على موظفي الأمانة ترتيب المطبوعات وترقيمها ووضع قوائم مفهرسة لها على العلب أوالخزائن أو الرفوف لتسهيل عمليات استغلالها .
- والملاحظ أن جميع تجهيزات الأمانة هي ذات صلة وثيقة بالعمل ، وما وجدت إلا من أجل تيسيره ، وعليه فمن واجب موظفي الأمانة :
1- الامتناع عن استعمال آلات الرقن والطبع والنسخ والتصوير والورق والهاتف والسجلات ... إلخ لغير الأغراض التي وجدت من أجلها واستشارة المدير عند طلب تقديم مساعدات في هذا المجال إلى الموظفين أو الأساتذة أومؤسسات تربوية أخرى .
2- منع والامتناع عن إحضار الأشياء التي لا صلة لها كالأكل وأدوات الخياطة والنسيج وأدواته ، ضمانا للاستغلال الأمثل لجهد الموظفين والموظفات في خدمة المؤسسة والتلميذ . وعدم إهدار الوقت في غير محله وفي غير ترقية وتطويرالعمل في المؤسسة .
16 – علاقات الأمانة بالأستاذ والموظفين والتلاميذ والزوار :
إذا كانت الأمانة في المؤسسات التربوية تحتل المكانة المرموقة المشار إليها أعلاه وتكتسي مثل هذه الأهمية الكبيرة . فإنها تلعب دوراهاما في مجال الاتصالات مع الموظفين والأساتذة والعمال والتلاميذ وأولياء أمورهم والزوار . لذا وجب على موظفي الأمانة الاستقبال الحسن للمترددين عليها و إدخال الراغبين منهم في زيارة المدير والتعامل معهم تبعا للتعليمات والتوجيهات التي يقدمها في هذا الشأن والمتمثلة بالخصوص في :
1 – التزام كتمان السر المهني في علاقاتها وتعاملها مع الجميع ودون استثناء مهما كان وضع أو مركز الزائر .
2 – ضرورة إتمام كل معاملاتها مع الجميع بأدب ولباقة وحسن الاستقبال والمعاملة التي تجعل هؤلاء الموظفين محط احترام وتقدير المترددين على الأمانة .
3 – التصرف مع الجميع بالمرونة والحكمة والذكاء وفق مختلف المواقف والأحوال .
4 – العمل على إعفاء المدير من استقبال الزوار من أجل الأمور البسيطة التي يمكن حلها على مستواها أو على مستوى المصالح الأخرى . خاصة إذا كان المدير منهمكا في أعمال مستعجلة ، أو تتطلب تركيزا ذهنيا أو حضورا نفسي اكافيا .
5 – عدم إدخال الزوار على المدير دون سابق إشعار والحصول على موافقته .
6 – الحضور الدائم في المكتب وعدم مغادرته إلا بإذن من المدير احتياطا لأي طارئ محتمل كتوجيه زائر أو الرد على هاتف أو التكليف بمهام مستعجلة .
7 – ومع نهاية العمل اليومي وقبل مغادرة المكتب تقوم الامانة الجادة الشاعرة بمسؤولياتها بتنظيم كل الوثائق والسجلات في الخزائن المخصصة لها ، وعدم ترك أية وثيقة على المكتب ، ووضع الأغطية على آلات الرقن والتصوير والحساب إن وجدت لحفظها من الغبار ، وتنحية الموصلات الكهربائية للأجهزة والآلات لكي لا تتسبب في عطب كهربائي أو حريق وإغلاق الخزائن وإطفاء الإنارة ...إلخ
8 – على أعضاء الأمانة أن يكونوا نموذجا للباقة والأدب وحسن الاستقبال والمعاملة وقدوة في السلوك والأمانة والانضباط والتفهم ولن يتأتى لهم ذلك إلا إذا قام المديرون بواجب تكوينهم في هذا المجال وبفضل الممارسة ومايكتسبونه من خبرات في هذا الميدان .
من كل ما تقدم يتضح جليا أن أمانة المؤسسة التربوية تعد بمثابة الشريان الذي يتدفق منه الدم لتغذية كافة أعضاء الجسم وخلاياه والرئة الت يتتنفس بها لكونها مصدر إمداد جميع المصالح والموظفين العاملين فيها بالتعليمات والتوجيهات والمستجدات الخاصة بهم وبالعمل
